Folyamatfejlesztés

A jó folyamat nemcsak papíron létezik.
A mindennapokban is működik.

Egy új szervezet kialakításakor az egyik legfontosabb feladat a működés megtervezése, a folyamatfejlesztés. Gyakran azonban már meglévő, nem kellően hatékony részfolyamatokat kell rendbe tenni: feltárni, miért váltak lassúvá, átláthatatlanná vagy túlterhelővé.

Miután közösen meghatároztuk az elérendő állapotot, megtervezzük, milyen intézkedésekre és változtatásokra van szükség az ügymenetben, hogy a kialakított megoldás a gyakorlatban is használható legyen.

A cél nem egy újabb szervezetszabályozó dokumentum elkészítése, hanem egy átlátható, hatékony és biztonságos, a szükséges mértékben rugalmas, egyszerűen működtethető folyamatrendszer kialakítása.

Beszéljük át a helyzetet

Mikor érdemes folyamatfejlesztésben gondolkodni?

Folyamatfejlesztésre nemcsak akkor lehet szükség, amikor a működésben már látható problémák jelentkeznek. Új feladatok, szervezeti változások és tervezett digitális fejlesztések előtt is érdemes tisztázni a működés alapjait.

Új szervezetet, szolgáltatást vagy feladatellátást kell kialakítani.
Nem egyértelműek a feladatok, felelősségek és döntési jogosultságok.
Ugyanazt az adatot vagy feladatot több helyen, párhuzamosan kezelik.
Túl sok a kézi adminisztráció és a fölösleges egyeztetés.
Az információk késve, hiányosan vagy kiszámíthatatlanul jutnak el az érintettekhez.
A működés néhány munkatárs személyes tudásától függ.
A szervezet növekedését vagy átalakulását nem követték a folyamatok.
Digitális fejlesztés előtt pontosítani kell, hogy a rendszer milyen működést támogasson.
Minőségirányítási rendszer kialakítására vagy tanúsítására készülnek, ezért a működési folyamatokat szabályozni és dokumentálni kell.
A belső audit során feltárt eltérések, kockázatok vagy fejlesztési lehetőségek alapján szükség van a folyamatok felülvizsgálatára.
A költséghatékonyabb működés érdekében csökkenteni kell a párhuzamosságokat, a fölösleges lépéseket és az indokolatlan erőforrás-felhasználást.

Mit vizsgálunk?

A problémát nem egyetlen tünetből próbáljuk megérteni. A teljes folyamatot, annak szervezeti környezetét és a kapcsolódó munkafolyamatokat vizsgáljuk.

a folyamat célját és elvárt eredményét;
a résztvevőket, szerepeket és felelősségeket;
az információk, adatok és dokumentumok útját;
a döntési, jóváhagyási és ellenőrzési pontokat;
a ráfordításokat, kapacitásokat és várakozási időket;
a párhuzamosságokat, fölösleges lépéseket és szűk keresztmetszeteket;
a működési, minőségi és megfelelési kockázatokat;
a kapcsolódó informatikai és adminisztratív rendszereket;
az érintettek gyakorlati tapasztalatait és valós igényeit;
a folyamat eredményességének mérési és visszaellenőrzési lehetőségeit.

Így nemcsak azt tárjuk fel, hogy hol jelentkezik a probléma, hanem azt is, hogy mi okozza, milyen következményekkel jár, és hol érdemes beavatkozni.

Hogyan dolgozunk?

A fejlesztést a jelenlegi működés pontos feltárásával kezdjük, majd közösen meghatározzuk az elérendő állapotot. Erre építjük a szükséges változtatásokat és a megvalósítás lépéseit.

Induló és működő vállalkozások, szervezetek számára is fontos a folyamatok folyamatos javítása, fejlesztése, a működés optimalizálása.

Feltárás – Megismerjük a jelenlegi vagy kialakítandó működést, az érintetteket, az igényeket és a rendelkezésre álló dokumentumokat.
Diagnózis – Azonosítjuk a problémák okait, az összefüggéseket, a kockázatokat és a fejlesztési lehetőségeket.
Tervezés – Közösen meghatározzuk a célállapotot és a prioritásokat, majd megtervezzük a folyamatokat, felelősségeket és szükséges intézkedéseket.
Megvalósítás – Igény szerint támogatjuk a bevezetést, összehangoljuk a résztvevők munkáját, vagy ügyféloldali projektvezetőként kézben tartjuk a változtatást.
Ellenőrzés – Megvizsgáljuk, hogy a kialakított megoldás a gyakorlatban is működik-e, és eléri-e a kitűzött eredményeket.
Korrekció – A tapasztalatok és a mérhető eredmények alapján finomítjuk a folyamatot és a kapcsolódó szabályozást.

Nem minden feladat igényli a teljes szervezet átalakítását. Csak annyi beavatkozás javaslunk, amennyi valóban szükséges. Az együttműködés tartalmát és terjedelmét mindig a feltárt problémához, az elérendő célhoz és a lehetőségekhezhez, erőforrásokhoz igazítjuk.

Milyen eredményekre számíthat?

Az együttműködés eredménye mindig a feladat jellegéhez és terjedelméhez igazodik. Ennek része lehet:

a jelenlegi működés és a problémák áttekinthető diagnózisa;
folyamatábra, feladat- és felelősségi rend;
fejlesztési, optimalizálási vagy racionalizálási javaslat;
a minőségirányítási rendszerhez vagy belső audithoz kapcsolódó folyamatdokumentáció;
priorizált intézkedési és megvalósítási terv;
informatikai fejlesztés vagy beszerzés követelményeinek szakmai alapja;
bevezetési és változáskezelési támogatás;
utóellenőrzés és szükség szerint későbbi újraaudit.

Ha a fejlesztés informatikai megoldást is igényel, az igények pontosításától a közreműködők és beszállítók kiválasztásán át a teljesítés követéséig ügyféloldali támogatást is nyújtunk.

Van egy folyamat, amelyet érdemes lenne átgondolni?

Beszéljük át a jelenlegi helyzetet és azt, hogy milyen változtatás hozhat valódi javulást!